Einmal Bestand prüfen, bitte!

Schrankversorgung mit System

Anke Schmitz ist Leiterin im Bereich Inhouse-Logistik und kümmert sich gemeinsam mit ihrer Stellvertreterin Petra Link und ihrem Team aus 33 Versorgungsassistentinnen darum, dass sämtliche Stationen, Operationssäle, Notaufnahmen und Intensivstationen täglich optimal mit Verbrauchsmaterialien ausgestattet sind. Insgesamt 2.928 Schränke werden regelmäßig mit Verbrauchsmaterialien bestückt. Doch wie genau läuft die Schrankversorgung ab? Wir haben bei dem Leitungsteam nachgefragt.

Was genau bedeutet „Schrankversorgung“?

Anke Schmitz: Jede Abteilung in unseren drei Krankenhäusern Holweide, Merheim und dem Kinderkrankenhaus Amsterdamer Straße wird in einem ganz bestimmten Rhythmus in der Woche von einer sogenannten Versorgungsassistentin (VA) aufgesucht – auf den Normalstationen geschieht dies 1 Mal in der Woche, auf den Intensivstationen bis zu zweimal wöchentlich und im OP sogar öfter bis täglich. Die Versorgungsassistentin führt eine Bestandsaufnahme durch und dokumentiert, welche Artikel fehlen.

Wie funktioniert die Nachbestellung der Artikel?

Anke Schmitz: In den Schränken sind Barcode-Etiketten angebracht. Dort ist ersichtlich, wie viel sich vom entsprechenden Artikel im Schrank befinden sollte und ab welchem Bestand unbedingt nachbestellt werden muss (Meldebestand). Die Versorgungsassistentin inspiziert die komplette Station und überprüft sämtliche Schränke. Am Tag darauf werden die Artikel meistens geliefert und von der Versorgungsassistentin verräumt.

. . . die Schrankversorgung an sich ist aber kein komplett neues Projekt?

Petra Link: Inzwischen passiert die Versorgung an allen drei Standorten der Kliniken Köln, doch angefangen haben wir vor zwölf Jahren im Kinderkrankenhaus Amsterdamer Straße – etwa zu der Zeit wurde auch das neue Logistikzentrum eröffnet, mit dem wir Hand in Hand zusammenarbeiten. Inzwischen ist die Schrankversorgung in Riehl abgeschlossen, in Holweide liegen wir in den letzten Zügen – es fehlen noch drei Ambulanzbereiche – und auch in Merheim (Projektbeginn 2010) stehen lediglich der Neubau, der voraussichtlich im Sommer 2021 eröffnet wird, sowie wenige kleinere Bereiche aus. Wir können also mit Stolz sagen: die Schrankversorgung ist beinah flächendeckend an allen drei Standorten etabliert.

Wie wird die tägliche reibungslose Versorgung sichergestellt?

Anke Schmitz: Unser Team besteht aus 33 Versorgungsassistentinnen (VA) und dem zweiköpfigen Leitungsteam. Die VA sind pro Dienstplan immer einem konkreten Haus zugeordnet, rotieren aber abwechselnd in allen drei Häusern, denn im Notfall muss die Vertreterin ebenfalls ortskundig sein. Es ist also wichtig, dass sich jede Kollegin in allen drei Häusern auskennt. Die Versorgung der Stationen müssen wir zu jeder Zeit garantieren.

Petra Link: Unsere Arbeit ist essentiell: Könnten wir die Versorgung nicht sicherstellen, hätte dies verheerende Folgen für die Arbeit auf den Stationen und die Pflege der Patientinnen und Patienten. FFP2-Masken, (sterile) Kittel, Mundschutz, Kompressen, Kanülen, Spritzen, Katheter, Monovetten für die Blutentnahme, Flügelkanülen (auch genannt: Butterfly) – all diese Artikel sind nur ein kleiner Auszug der Artikel, mit denen wir die Stationen bestücken.

Die Vorteile einer Schrankversorgung für die Pflege liegen dann auf der Hand…

Petra Link: Die Mitarbeitenden aus der Pflege haben nun mehr Kapazitäten und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren: die Pflege von Patientinnen und Patienten auf den Stationen. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir durch die Schrankversorgung unsere gesamte Materialwirtschaft effizient gestalten. Überquellende Schränke mit abgelaufenen Materialien haben wir seit einer Ewigkeit nicht gesehen.

Wie wird die Schrankversorgung auf einer Station eingerichtet?

Anke Schmitz: Am Anfang steht immer die Bestandsaufnahme, das bedeutet: Wir kontrollieren die kompletten Bestellungen eines Jahres. Wir addieren die einzelnen Artikel und errechnen einen wöchentlichen Durchschnitt. Eine Beispielrechnung wäre folgende: Eine Station benötigt 26.000 Paar Handschuhe pro Jahr; geteilt durch 52 Kalenderwochen ergibt das einen Wochendurchschnitt von 500 Paar Handschuhen. Wir würden in diesem Fall immer 1.000 Paar im Schrank bereithalten (denn es können ja mehr Handschuhe als im Durchschnitt benötigt werden) und den Meldebestand bei 600 ansetzen.

Was passiert dann?

Anke Schmitz: Die Stationsleitung bekommt die Liste mit den Artikeln und überprüft, ob sie vollständig ist oder weitere Artikel benötigt werden. In einem weiteren Schritt erfassen wir alle Zahlen digital im System und lassen uns die Lagerräume auf den Stationen zeigen. Es ist sehr wichtig, dass die Artikel auf den Stationen immer am selben Ort liegen – denn auf diese Weise werden sie von den Pflegekräften direkt gefunden.

Wie lange dauert der Prozess?

Anke Schmitz: Das Einrichten der Schrankversorgung dauert im Schnitt zwei Wochen. Wenn wir die Artikel über unser System eingepflegt haben, können die Stationen selbst nicht mehr bestellen – damit verhindern wir Doppelbestellungen. Durch enge und regelmäßige Absprachen mit den Stationsleitungen können wir die anfängliche Unsicherheit, die die Umstellung auf ein zentrales Bestellsystem mit sich bringt, deutlich abfedern. Wir können die Lieferung am Folgetag garantieren, wenn wir mindestens einen Tag im Voraus über Spezialbestellungen informiert werden.

Hand aufs Herz: Wie häufig kommen ,exotische‘ Bestellungen vor?

Petra Link: Die Bandbreite aus dem Bestellkatalog ist groß – generell benötigen die Stationen einen Grundstock an Materialien, die sich immer wiederholen: Handschuhe, Kittel, Mundschutz. Manchmal haben Intensivstationen oder Notfallaufnahmen sehr spezielle Anforderungen, weil sie Patienten über einen bestimmten Zeitraum mit besonderen Bedürfnissen versorgen. Diese Artikel nehmen wir jedoch nicht in die Schrankversorgung auf, da sie unregelmäßig benötigt werden. Neben der regelmäßigen Versorgung der Verbrauchsmaterialien kümmern wir uns selbstverständlich auch um individuelle Anliegen der einzelnen Stationen – immer mit dem Anspruch, unsere Kolleginnen und Kollegen in der Pflege zu entlasten.